Какие документы нужны на рыбу при поставке

Партия пришла, рыба выглядит нормально, но документы неполные или оформлены с ошибками. Принять или вернуть? Этот вопрос возникает у закупщиков регулярно, особенно при работе с новым поставщиком. Неправильное решение в любую сторону создает проблемы: либо на кухне оказывается продукт без подтвержденного качества, либо заведение остается без товара в самый неподходящий момент. Разбираем, какие документы обязательны, что они подтверждают и как проверить их при приемке.

Какие документы должны сопровождать поставку рыбы

Каждая поставка рыбы и морепродуктов сопровождается комплектом документации. Их состав зависит от вида продукции и канала поставки, но есть базовый минимум, без которого принимать партию не стоит.

Обязательный комплект на поставку включает:

• товарную накладную с указанием наименования, количества, веса и стоимости;

• ветеринарный сопроводительный документ (ВСД) на каждую партию продукции животного происхождения;

• декларацию соответствия по ТР ЕАЭС 040/2016.

Счет-фактура прилагается при работе с НДС. Для импортной продукции дополнительно могут потребоваться таможенная декларация и сертификат происхождения, хотя эти документы остаются у поставщика и предоставляются по запросу.

Документы, подтверждающие качество и безопасность продукции

Декларация соответствия – основной документ, подтверждающий, что продукция прошла оценку на соответствие требованиям ТР ЕАЭС 040/2016. В ней указаны производитель, вид продукции, нормативные документы, по которым проводилась оценка, и срок действия декларации.

При приемке проверяют, что декларация действующая и распространяется именно на тот вид продукта, который поставляется. Декларация на «рыбу мороженую» не покрывает «рыбное филе» – это разные позиции с разными требованиями.

Протоколы испытаний прилагаются по запросу и подтверждают результаты лабораторных проверок по конкретным показателям: микробиология, антибиотики, тяжелые металлы, гистамин. Для позиций с повышенным риском – тилапия, тропические виды, продукты из отдельных регионов – запрашивать протоколы при первой поставке стоит отдельно.

Ветеринарные сопроводительные документы и прослеживаемость

ВСД (ветеринарный сопроводительный документ) обязателен для всей продукции животного происхождения, включая рыбу и морепродукты. С 2018 года в России ВСД оформляются в электронном виде через систему «Меркурий». Бумажный вариант остался только для отдельных категорий.

ВСД по регламенту подтверждает несколько вещей: происхождение продукции, ветеринарно-санитарное благополучие, условия транспортировки и хранения. Через систему «Меркурий» можно отследить всю цепочку движения партии от производителя до получателя.

При приемке по регламенту покупатель обязан погасить входящий ВСД в системе «Меркурий». Это фиксирует факт получения партии и переводит ответственность на получателя. Если ВСД не погашен, партия технически остается на балансе отправителя, что создает юридические риски для обеих сторон.

Все поставки Defa Group сопровождаются корректно оформленными ВСД в системе «Меркурий». Документы готовятся заблаговременно, чтобы приемка проходила без задержек.

Декларация соответствия и другие разрешительные документы

Декларация соответствия регистрируется производителем или импортером в реестре Росаккредитации. Проверить ее подлинность можно на сайте fsa.gov.ru по регистрационному номеру. Это занимает две минуты и дает уверенность, что документ не поддельный.

Для импортной продукции дополнительно может быть оформлен сертификат соответствия вместо декларации – в зависимости от схемы оценки. Оба документа равнозначны по юридической силе.

Знак EAC на упаковке подтверждает, что продукция прошла оценку соответствия и допущена к обращению на территории ЕАЭС. Его отсутствие – нарушение, которое фиксируют при приемке.

Что проверить покупателю при приемке партии

Проверка документов при приемке занимает несколько минут, но защищает от серьезных рисков. Порядок действий простой.

Сначала сверяют товарную накладную с фактически поступившим товаром: наименование, количество мест и вес. Затем проверяют ВСД в системе «Меркурий» – документ должен быть оформлен на эту партию и этого получателя. После этого смотрят на декларацию соответствия: действующая ли, распространяется ли на данный вид продукции.

Если какой-то документ отсутствует или оформлен с ошибками, партию принимают на карантин до прояснения ситуации с поставщиком. Подписывать накладную до получения полного комплекта документов не стоит.